O Projeto SPED -Sistema Público de Escrituração Digital, oficializado em Jan/2007, trata-se de uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico e padronizado.
Dessa forma, o SPED irá contribuir para a redução dos custos com o armazenamento de documentos e também para minimizar os encargos com o cumprimento das obrigações acessórias, além de possibilitar uma maior segurança.
O projeto conta com 3 sub-projetos:
Nota Fiscal Eletrônica
SPED Contábil
SPED Fiscal
Benefícios
» Redução de custos com a dispensa de emissão e para o armazenamento de documentos em papel;
» Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
» Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
» Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
» Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
» Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
» Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação);
» Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias;
» Rapidez no acesso às informações;
» Eliminação do papel;
» Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
» Redução de custos administrativos;
» Melhoria da qualidade da informação;
» Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
» Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes;
» Redução do “Custo Brasil”;
» Aperfeiçoamento do combate à sonegação;
» Preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel.
Nota Fiscal Eletrônica
A integração e cooperação entre Administrações Tributárias têm sido temas muito debatidos em países federativos, especialmente naqueles que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal.
Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.
Assim, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando:
- Melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições;
- Fortalecimento do controle e da fiscalização.
O projeto possibilitará os seguintes benefícios e vantagens às partes envolvidas:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais;
- Fortalecimento da integração entre os fiscos, facilitando a fiscalização realizada pelas Administrações Tributárias devido o compartilhamento das informações das NF-e;
- Rapidez no acesso às informações;
- Eliminação do papel;
- Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos;
- Possibilidade do cruzamento eletrônico de informações.
SPED Contáil
A legislação federal exige que, além do Livro Diário, o contribuinte escriture o Livro Razão. Obriga, também, as pessoas jurídicas não optantes pelo Simples a apresentar os arquivos eletrônicos que representem a contabilidade. São, assim, três formas distintas de representar uma mesma realidade, sujeitas a formalidades distintas:
» Livro Diário: escrituração em papel; lançamentos em ordem cronológica; termos de abertura e encerramento; transcrição das demonstrações contábeis.
» Livro Razão: escrituração em papel; lançamentos em ordem de conta e data;
» Arquivos eletrônicos: composto por plano de contas, lançamentos e saldos.
Na manipulação dos arquivos eletrônicos atualmente entregues, em cerca de 90% dos casos, constata-se que eles representam de forma adequada a escrituração em papel e, a partir do mesmo conjunto de arquivos, pode-se “gerar” os Livros Diário e Razão. Para os 10% restantes, os contribuintes são chamados a substituir os arquivos e estes são, novamente, submetidos a testes para validação.
Do cenário geral, extrai-se:
» Baixa produtividade na execução da auditoria;
» Informações declaratórias não confiáveis;
» Facilidade de simulação de transações comerciais;
» Dificuldade na execução dos controles;
» Falta de compatibilidade entre os dados econômico-fiscais dos contribuintes;
» Indisponibilidade de informação das transações comerciais em tempo hábil;
» Dificuldade de disponibilizar, compartilhar e trocar de informações;
» Alto custo de impressão, manipulação e armazenamento de livros da escrituração comercial;
» Dificuldade no cumprimento de obrigações acessórias;
» Falta de padronização de obrigações acessórias entre os Estados/SRF;
» Extravio de livros fiscais como instrumento para obstruir o desenvolvimento da ação fiscal;
» Dificuldades em rastrear operações dissimuladas.
O SPED Contábil visa a substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela sua existência apenas digital. Os livros Diário e Razão serão representados por um mesmo conjunto de informações.
A solução abrange os fiscos federal, estaduais, futuramente municipais, DNRC, CFC, Banco Central, SUSEP, CVM e contribuintes que irão fornecer informações para a composição da base dados.
A entrega dos livros deverá seguir o modelo atual. A periodicidade será anual, com exceções estipuladas pelos órgãos SUSEP e BACEN, que têm poder normativo para obrigar os seus contribuintes à entrega da contabilidade em uma periodicidade específica. Outra exceção quanto à periodicidade será no caso de eventos de extinção, fusão, cisão e incorporação. Não será permitida a retificação do livro fiscal. Será permitida apenas a substituição integral de um livro, dentro do período de entrega do mesmo.
Para o SPED Contábil será construído um validador para leitura e validação do arquivo com a escrituração contábil. Este aplicativo também exibirá na tela a contabilidade da empresa, permitindo ao contribuinte ver as demonstrações contábeis e também os lançamentos feitos no formato Razão ou Diário.
O arquivo deverá ser assinado pelo representante legal e pelo contabilista responsável pela escrituração. O aplicativo deverá fazer uma chamada para que os dois possam apontar os certificados digitais que farão a assinatura digital do arquivo.
Depois de assinado, o arquivo deverá ir para a Junta Comercial, que fará uma série de validações próprias e depois autenticará o livro entregue. Esta informação de autenticação é fornecida ao contribuinte e também será enviada para o SPED através da Internet.
Depois de autenticado, o contribuinte pode transmitir os arquivos contábeis para o SPED utilizando o aplicativo validador que fará chamadas a módulos do Receitanet (aplicativo responsável pela transmissão de informações do contribuinte para a Secretaria da Receita Federal).
Alguns batimentos são feitos em tempo de recepção e um recibo é fornecido ao contribuinte. Depois de recebida, a escrituração contábil vai para um banco de dados que irá permitir que os órgãos parceiros do SPED façam consultas e possam extrair o arquivo inteiro enviado para trabalho de auditoria. A cada consulta/extração feita por qualquer órgão parceiro do SPED, o contribuinte deverá ser notificado que sua escrituração foi acessada.
Uma vez transmitido, qualquer pessoa que tiver o arquivo, poderá verificar a autenticidade da escrituração contábil da empresa e visualizar e imprimir a escrituração.
SPED Fiscal
Via de regra, uma empresa não utiliza a escrituração em papel em seus controles. Recorre aos arquivos eletrônicos que a representam para buscar as informações de que necessita. Os registros em papel derivam de exigências legais e sua geração, autenticação e armazenamento são tarefas burocráticas sem grande utilidade no dia a dia das empresas. No âmbito estadual, o contribuinte se defronta com a falta de padronização das informações devidas às diferentes Secretarias de Fazenda Estaduais.
Atualmente, as informações requeridas pelo fisco são fornecidas através de um grande número de demonstrações em meio eletrônico, bem como, em alguns casos, em meio físico, o que exige uma pesada estrutura de recepção, processamento e controle.
Com assinatura de Protocolo entre a Receita Federal, Secretarias de Fazenda Estaduais e Municipais, em 27/08/05, a criação do SPED se tornou não só oportuna, mas um imperativo das Administrações Tributárias que, com o desenvolvimento deste projeto, poderão obter informações com mais qualidade, desonerando o contribuinte da trabalhosa e cara tarefa de manter estas informações em papel.
Com o Sped contábil e fiscal implantados, a empresa que utilizá-lo estará dispensada de apresentar a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) e outras obrigações acessórias relativas a outros tributos (IPI, PIS/COFINS, etc) no âmbito federal.
Abaixo estão listadas algumas das obrigações acessórias que os contribuintes são atualmente obrigados pelos fiscos e que deverão ser incorporados pelo SPED:
» Informações do ICMS
Guias Informativas mensais
Guias Informativas anuais
Livros de Escrita Fiscal
Arquivos do Convênio 57/95
»Informações do IPI na DIPJ
» Detalhamento da origem do crédito no PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição / Declaração de Compensação), no caso de Ressarcimento de IPI.
»- Coleta de dados em arquivos digitais pelo sistema SINCO (Sistema Integrado de Coleta).
» DNF - Demonstrativo de Notas Fiscais
» DCP – Declaração do Crédito Presumido do IPI
» DE – Demonstrativo de Exportação
» DIF (Bebidas, Cigarros e Papel Imune)
» Arquivos digitais dos produtos do capítulo 33 da TIPI (Obrigação acessória específica para os estabelecimentos industriais de produtos de higiene pessoal, cosméticos e perfumaria cuja receita bruta com a venda desses produtos seja igual ou superior a 100 milhões)
» Arquivo com balancetes mensais das instituições financeiras obrigado pelo BACEN e denominado arquivo 4010;
» Arquivo de demonstrações trimestrais entregue à CVM denominado ITR;
» Arquivo com balancetes mensais das seguradoras obrigado pela Susep
